24.5.2018

TIETOSUOJASELOSTE

1. Rekisterinpitäjä

Isännöinti- ja tilipalvelu Tolvanen Oy

Yliopistonkatu 36 aB, 20100 Turku

Y-tunnus: 2154015-3

2. Rekisteristä vastaava yhteyshenkilö

Isännöinti- ja tilipalvelu Tolvanen Oy, toimitusjohtaja

(02) 2322437

3. Rekisterin nimi

Yrityksen asiakas- ja yhteistyökumppanirekisteri

4. Henkilötietojen käsittelyn tarkoitus

Säilytämme henkilötietoja omassa asiakasrekisterissä. Henkilötietoja käsitellään asiakkuuteen ja asiakkuuteen verrattavissa olevaan muuhun asialliseen yhteyteen perustuvan suhteen hoitamiseen, hallinnointiin, kehittämiseen ja analysointiin, mukaan lukien asiakasviestintä, jota voidaan toteuttaa myös sähköisesti. Tietoja voidaan myös käyttää lakiin perustuvien viranomaisvelvoitteiden täyttämiseksi.

Henkilötietoja käsitellään myös rekisterinpitäjän ja sen kanssa kulloinkin samaan konserniin ja samaan taloudelliseen yhteenliittymään kuuluvien yhtiöiden liiketoiminnan suunnitteluun, toteuttamiseen, analysointiin, kehittämiseen ja ylläpitoon. Tietoja ei käytetä automatisoituun päätöksentekoon tai profilointiin.

5. Rekisterin tietosisältö Henkilön perustiedot:

–  etu- ja sukunimi (myös edelliset)

–  henkilötunnus

–  yhteystiedot: osoite, puhelinnumero, sähköpostiosoite

–  kansalaisuus

–  tieto mahdollisesta edunvalvonnasta

–  pankkiyhteystiedot

–  muuttoajankohdat

–  samassa taloudessa asuvien etu- ja sukunimi sekä henkilötunnus

–  asukkaiden edellinen tai tuleva osoite

–  huoneistoa ja omistusta koskevat mahdolliset tiedot

6. Säännönmukaiset tietolähteet

Rekisteriin tallennettavat tiedot saadaan asiakkaalta mm. www-lomakkeilla lähetetyistä viesteistä, sähköpostitse, puhelimitse, sosiaalisen median palvelujen kautta, sopimuksista, asiakastapaamisista ja muista tilanteista, joissa asiakas luovuttaa tietojaan.

Tietoja saadaan ensisijaisesti asiakkaalta itseltään palvelujen käytön ja asiakaspalvelun yhteydessä. Asiakkaaseen liittyviä tietoja voidaan hankkia ja päivittää lainsäädännön mahdollistamissa tapauksissa asiakkaan suostumuksella tai lain säädöksen perusteella myös ulkoisista tietolähteistä.

7. Tietojen luovuttaminen ja siirto

Tietoja ei luovuteta säännönmukaisesti muille tahoille. Tietoja voidaan julkaista siltä osin kuin niin on sovittu asiakkaan kanssa ja tietoja voidaan luovuttaa voimassaolevan lainsäädännön sallimissa ja velvoittamissa rajoissa.

Tietoja ei siirretä Euroopan unionin tai Euroopan talousalueen ulkopuolelle, ellei se ole edellä henkilötietojen käsittelyn tarkoituksien kannalta tai tietojen käsittelyn teknisen toteuttamisen kannalta tarpeellista, jolloin tietojen siirrossa noudatetaan henkilötietolainsäädännön vaatimuksia.

8. Rekisterin suojauksen periaatteet

Rekisterin käsittelyssä noudatetaan huolellisuutta ja tietojärjestelmien avulla käsiteltävät tiedot suojataan asianmukaisesti. Kun rekisteritietoja säilytetään Internet-palvelimilla, niiden laitteiston fyysisestä ja digitaalisesta tietoturvasta huolehditaan asiaankuuluvasti. Rekisterinpitäjä huolehtii siitä, että tallennettuja tietoja sekä palvelimien käyttöoikeuksia ja muita henkilötietojen turvallisuuden kannalta kriittisiä tietoja käsitellään luottamuksellisesti ja vain niiden työntekijöiden toimesta, joiden työnkuvaan se kuuluu.

Rekisterinpitäjä on järjestänyt toimitiloihinsa kulunvalvonnan kameravalvonnalla. Kameravalvonnasta on laadittu erillinen rekisteriseloste.

9. Tarkastusoikeus ja oikeus vaatia tiedon korjaamista

Rekisteröidyllä on henkilötietolain 26 §:n mukaisesti oikeus tarkastaa, mitä häntä koskevia tietoja henkilörekisteriin on tallennettu. Tarkastuspyyntö tulee osoittaa rekisteriasioita hoitavalle henkilölle ja sen on oltava kirjallinen ja allekirjoitettu. Rekisterinpitäjä voi pyytää tarvittaessa pyynnön esittäjää todistamaan henkilöllisyytensä. Rekisterinpitäjä vastaa asiakkaalle EU:n tietosuoja-asetuksessa säädetyssä ajassa

Asiakassuhteen päättyessä asiakkaan tiedot poistetaan rekisteristä heti, kun niiden käsittely ei ole enää tarpeen, mutta viimeistään lain edellyttämän määräajan päätyttyä. Rekisterinpitäjä oikaisee, poistaa tai täydentää rekisterissä olevan, käsittelyn tarkoituksen kannalta virheellisen, tarpeettoman, puutteellisen tai vanhentuneen henkilötiedon oma-aloitteisesti tai rekisteröidyn vaatimuksesta.

Rekisteröidyllä on oikeus kieltää häntä koskevien tietojen käsittely ja luovuttaminen suoramainontaa ja muuta suoramarkkinointia sekä markkina- ja mielipidetutkimuksia varten ottamalla yhteyttä rekisterinpitäjään. Rekisteröidyllä on myös oikeus vaatia virheellisen tiedon korjaamista tai tietojen poistamista, jos tietojen käsittely ei ole tarpeen, ottamalla kirjallisesti yhteys rekisterinpitäjään.

MUUTOKSET MAHDOLLISIA TIETOSUOJASELOSTEESEEN